Особенности женской деловой переписки

С развитием технологий возрастает тенденция вести деловую переписку взамен звонков по телефону. Тенденция построения коммуникации при помощи Всемирной паутины просачивается как в нашу частную жизнь, так и в деловую сферу. Сегодня компании активно используют для общения с клиентами и партнерами Интернет, общаясь при помощи электронной почты, мобильных приложений и виртуальных порталов.

К сожалению, не все сотрудники обладают навыками грамотного и профессионального общения при исполнении служебных обязанностей. Не каждый может корректно написать деловое письмо или ответить на вопрос клиента в чат-боте, использую правила деловой этики. Мы переносим наши привычки ежедневных разговоров с друзьями и близкими в бизнес-коммуникацию. Поэтому даже в деловой переписке возникает разница между общением мужчин и женщин. Мы руководствуемся разными правилами, из чего вытекают особенности женской деловой переписки.


1. Женщины обращаются по имени к собеседнику

Большинство женщин начинают деловое письмо с упоминания имени реципиента, когда мужчины либо просто это игнорируют, либо обязательно используют слово «уважаемый» в начале.

Если следовать правилам этикета и психологии, то стоит всем учиться у женщин: простое «здравствуйте» может сформировать мнение у собеседника, что его забыли, он не важен коммуникатору, в то время как обращение по имени – это знак уважения. Также следует в каждом письме, даже уже идет длинная цепочка сообщений, упоминать имя собеседника. Женщины грешат, что на третьем-четвертом сообщении, они перестают обращаться к реципиенту, а вот мужчины наоборот к этому моменту только вспоминают об имени.

Учитывая особенности русской культуры, грамотней всего будет обращаться по имени и отчеству, если же известно только имя, то его следует писать в полном варианте (Дарья, Николай).


2. Краткость – сестра таланта

В этом пункте также стоит поучиться у женщин, которые обычно используют простые и короткие предложения, что определенно легче читать и воспринимать нежели мужские сложноподчиненные предложения со всевозможными обособлениями. Более того это сократит риск неграмотно оформить письмо со точки зрения пунктуации русского языка, иначе есть возможность опозорить и себя и компания, показав свою безграмотность. Считается, что суть можно передать в 7-8 предложениях, избегаю специфическую терминологию и сленга.

Единственное от чего следует избавиться женской половине – это использование постскриптума (P.S.), что является архаизм и может ввести в заблуждение собеседника.


3. Любовь к комплиментам

В деловой переписке комплименты «раздавать» стоит ограничено. У мужчин это непринято вовсе, а вот женщины любят использовать любезности (например, «Спасибо за встречу! Были рады обсудить с вами проект!»). Главный подводный камень заключается в том, что собеседник может воспринять ваш комплимент, как способ манипулирования, особенно если после него идет какое-то предложение. Поэтому лучше ограничить свои порывы сделать комплимент, особенно учитывая то, что в российской бизнес-среде это вообще не распространенно.


4. Сильная структура

Ваш партнер или клиент не располагает временем читать и разбирать сплошной текст, особенно если он отформатирован в разном стиле (разные шрифты, цвета, вырывание). Для женщин это не свойственная черта, наоборот, мы любим четко соблюдать формат письма, использовать нумерацию или маркеры, что сильно облегачает визуальное восприятие текста у собеседника.

Однако, у сильной половины человечестве нам нужно перенять любовь к подзаголовкам, таким образом обозначая структуру письма. Женщины же в большинстве случаев, просто использует деление на абзацы.


5. Использование эмоций

Деловая переписка - не место для выражения эмоций или обращения к моральным принципам собеседника. Тут следует поучиться у мужчин, которые даже невольно всегда следуют четкой логической последовательности при построении коммуникационного сообщения.


Таким образом, и мужчинам, и женщинам следует обратить внимание к правилам введения деловой переписки и использовать общепринятые стандарты, а не руководствоваться своими привычками. Все-таки общаясь с кем-то от лица компании, вы представляете свою организацию и работодателя. Не следует падать в грязь лицом в такие ответственные моменты.